為自己出口氣的存證信函 趕快學起來萬無一失
2021/03/31 12:58
記者｜陳家慶 圖｜K5新聞網、網路拍攝地區:台灣台北
人在江湖飄，哪有不挨刀？現代社會型態複雜多元，人與人間的關係密切，相處時間久了，難免會出現問題與紛爭，一般人在糾紛發生時，第一個念頭通常就是訴諸法律，到法院以訴訟方式解決。然而，在一開始情勢尚不明朗，無法確認對方的想法前，貿然進行繁複的法律程序，使雙方對簿公堂，顯非明智之舉。此時，不妨先禮後兵，提供雙方一個緩衝的協調空間，透過寄發存證信函，給對方一個警告，同時也釋出解決問題的善意，或許是一個不錯的選擇。
簡單來說，存證信函就是用來當作證明的信件，亦即在寄信時多留存一份副本在郵局，將來作為證據之文書。在司法實務上，當糾紛發生時，當事人預計要採取法律行動前，通常會先寄發存證信函給對造，除可以正式表明自己的立場，更是對他方下最後通諜，迫使對方出面處理問題。然而，寄發存證信函的目的，主要仍是作為存證使用，以正式書面將自己的意思表示通知對方，將來如果發生爭議或訴訟時，可以當作證據。
以下案例，相信大家在生活中並不陌生：1.朋友向我借錢，還款期限到了，對方仍無聲無息。2.將房屋出租，房客已經有2個月沒有付房租了，打電話也聯繫不上對方。3.不小心和人發生車禍，對方不願賠償，也一直避不見面。
以上情形，由於我們尚無法知悉對方的想法，此時可以選擇以寄發存證信函的方式來處理，無論是催告朋友還錢、催告房客繳納租金並同時終止租約，抑或逼迫對方出面處理車禍後續事宜，均可藉由寄發此種較正式的文書，清楚地將我們的立場想法向對方表達，使對方可以正視問題，進而願意履行義務或達成和解，不失為一種解決紛爭之手段。
特別說明一點，存證信函在性質上屬於私文書，非屬公文書，並不具備任何法律上之效力。但仍具有以下功能：1.留下證據資料。2.表明自己立場。3.警告對方出面。4.進行交涉談判。5.主張法律權利。6.中斷法律時效。7.行使法律抗辯。8.告知事實關係。民法第125條：「請求權，因十五年間不行使而消滅。但法律所定期間較短者，依其規定。」；民法第129條第1項規定：「消滅時效，因左列事由而中斷：一、請求。二、承認。三、起訴。」，在實務上經常以寄發存證信函的方式，作為中斷時效的證明，例如以存證信函請求債務人清償債務，就屬於上開規定「請求」之一種方式，債務人於收受存證信函後，原本進行的時效即發生中斷之效力，除了可以有效行使法律上之權利，將來也可以作為訴訟上的證據使用。
存證信函既然屬於私文書，代表一般人都可以自行書寫，書寫重點在於將自己的意思或訴求表達清楚，只要語意足以表明預計表示的法律效果即可，毋須拘泥於相關存證信函範例。若涉及相關事實經過，也應將人事時地物予以精簡明確表達，遇有數字金額則盡量以國字大寫表示，如有增、刪，須於欄外註明訂正之字數，修改處也要蓋章。在此簡要說明如何書寫存證信函，首先向郵局購買存證信函用紙或上郵局網站下載專用格式，並在相關欄位填入寄件人姓名、地址及收件人姓名、地址，再將自己的主張清楚表示，最後準備1份正本、2份副本，若收件人有增加時，亦須增加相對應數量之副本，即可攜帶印章至郵局寄發。以下提供範例一則供讀者參考：
敬啟者：緣台端向本人承租門牌號碼台北市大安區○○路○○號房屋，租期自民國(下同) 109年6月1日起至110年5月31日止，租金每月六千元整，須於每月10日前支付，此有租賃契約為證。詎台端自110年1月1日起已積欠3個月租金未給付，所欠租金以押金扣抵後，亦已超過二個月應納租金金額，爰依民法第440條規定，請台端於文到後10日內給付所欠之1個月租金共六千元整。如逾期仍未給付，本人將循法律途徑請求台端清償所欠租金，並以本函為終止租約之意思表示，不另通知，請台端搬遷返還上開房屋於本人。為免訟累，希請配合照辦。
存證信函雖具有以上優點，但若欲進行的法律行為，屬於時效性、隱密性的事項，例如假扣押、假處分等保全程序，為免打草驚蛇，則不宜透過存證信函為之。最後提醒大家，存證信函僅是得做為證據之私文書，若有進行訴訟之必要時，仍須撰寫起訴狀並提出至法院，才算真正完成起訴之程序。若不幸必須對簿公堂，也代表雙方已經走到撕破臉的局面了。相信每個撕破臉局面的背後，定是多次或者長期的善意溝通，無法取得適當的回應或得出令雙方滿意的共識，才會走到最後這一步。建議各位讀者，可以在紛爭剛發生時，即透過理性溝通的方式，和平解決爭端，若遇上對方屬於無法溝通者，亦可以利用存證信函來表明自己解決問題的誠意，縱使將來必須上法院時，也可讓法官知曉，我方並非隨意興訟之人。
在此，提供一個台灣郵局存證信函產生器的網頁供讀者參考，只要填入相關資訊，系統就會自動生成符合格式的存證信函，非常方便，網址如下：https://lalg-pro.herokuapp.com/
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