為什麼老闆總是打槍我的PPT？
你管理老闆預期的水準，決定了你在職場上的高度
什麼是好的職場PPT？
這句話換個形式來問，那就是「什麼樣的PPT才是老闆想要的？」大多數人之所以對做PPT感到痛苦，其實只是因為他們不知道老闆究竟想要什麼。
員工們犧牲下班自由的時光，努力通宵製作PPT，都是期待得到老闆的贊賞，結果只換來連珠炮似的打槍，付出和回報如此不對等，換誰都會覺得很痛苦，卻是一種很普遍的現象。
巧合的是，不光做PPT的人境遇很相似，連老闆們打槍的理由都極為有默契：「這不是我想要的，感覺不對。」
其實，多數老闆也不清楚究竟自己想要什麼樣的PPT。或者即使知道，也不一定願意花大力氣指點員工。
所幸，優秀的PPT都有其共通性，只要我們知道了PPT的優秀準則，自然也能順藤摸瓜找出老闆打槍你的原因。
網路上有一句很精闢的話，總結了喜歡上一個人的3個步驟「始於顏值、陷於才華、忠於人品」，這句話也道出了一份優秀職場PPT的三個特點：令人驚豔的視覺美感，令人折服的邏輯內涵，以及不該踩的雷不要踩。
通常而言，你的PPT被打槍的原因99%就是出在了上述3個面向。不是設計美感不過關，或是缺乏邏輯內容，不然就是犯了不該犯的錯誤，踩了不該踩的雷。
01．PPT設計被打槍的3個原因
（1）不看具體情境，亂套現成模板
之前黑主任有個同事，做工作匯報時用了扁平化的模板，被主管讚賞做得很不錯，後來需要他再做一份部門年終業績表彰晚會的策畫簡報時，他想：「既然老闆喜歡之前的模板，那我就再用一次。」於是第二次他做成了這樣（圖2-1），超果慘遭退件重做。
其實這張圖並不難看，只是沒有根據情境做具體分析。既然是為了「業績表彰晚會」服務，我們就可以運用聯想法，想到「銷冠王表彰晚會」的主題，進而找到符合主題元素的模板，很快就能做出如下頁成品（圖2-2）：
來看一下圖2-3，把兩張圖對比一下，就能體會出「情境導向」的設計思考。
（2）與公司形象及品牌調性不符
在重要的公開場合，你的簡報不僅代表了個人的喜好和個性，更重要的是代表了公司的整體形象和品牌調性。
比如現在要你為某個單車品牌製作簡報，該品牌的價值觀是「勇氣與挑戰」，如果僅僅知道這一點的話，完全可以做出兩個風格迥異的PPT。
如何判斷哪種風格合適？那就要看具體的品牌調性。
若品牌的目標客群是年輕的都市女性，單車設計小巧輕盈，傳遞出樂觀生活的理念，那就適合圖2-4這種扁平化、小清新的風格。
反之，若目標客群是熱愛鐵人三項運動的戶外單車狂熱者，那更適合下頁（圖2-5）這類，表現力更強勁的風格。
品牌如人，氣質各異。或沉穩大氣、或簡約清新、或科技高端、或活潑可愛，都要視想要傳達的族群（客群）而定。
（3）製作者的審美非常有問題！
「沒有人願意透過你粗糙醜陋的PPT，去發現你優秀的創意。」雖然越來越多人意識到了這一點，但奈何自己「美感不足、審美落伍、缺乏靈感」，就算想要優化PPT設計，也無從下手，這是簡報製作者最大的硬傷。
其實黑主任也曾為「沒有美感」傷透了腦筋，後來，有位大神送了我提升美感的「四字藥方」：看、想、仿、講。
意思是：「多觀察」生活中美的事物，「多思考」如何做出這樣的作品，「多模仿」動手練習，最後要「多演講」。
要知道，只有極少數人的美感來自於天賦。大多數人的美感創意來自於日常生活中日積月累的觀察和練習，在本書中會有專門講述美感培養和採集的方法。
02．PPT邏輯被打槍的3個原因
（1）沒有通順的PPT演繹策畫邏輯
大多數人在做簡報的第一步，往往不是分析和思考，而是急急忙忙去找要加的資料和內容，最後找個模板套上去整合在一起，就大功告成了。
但這種方法做出來的簡報只看得到內容的拼接，完全沒有站在觀眾角度去思考如何引導思緒的邏輯。正確的製作方法應該是「以目的為導向」的策畫邏輯（圖2-6）。
正確應是①先對大量的內容資料做梳理和思考、②再篩選真正有價值的資訊，按「策畫→設計→演繹」三個步驟進行製作。
一定要牢記，簡報設計的出發點是「為了達成某種目的」。在動手製作之前，先關掉PPT，仔細思考你的目的到底是什麼？是要老闆批准預算？讓投資人投錢？讓客戶決定把案子給你做？每一種目的都有對應不同的製作策略。
（2）沒有搞清楚簡報的使用類型定位
PPT有兩種使用類型定位：「演講型」和「閱讀型」。
這兩者之間的區別，請一起看下面這份關於台北101的介紹案例：
首先是一份「閱讀型PPT」（圖2-7），觀眾透過文字介紹就能了解全部的內容。
而「演講型PPT」則完全相反（圖2-8），是需要借助演講者的口語表達加以闡述釋義，簡報的內容只是要點的提煉。觀眾要想了解內容，就必須專注聽演講者的演講，他們的注意力是在演講者身上，而不是簡報本身。
如果你搞錯了簡報的類型，勢必會被打槍。所以對簡報定位不了解的人常常會感到疑惑：「我上次做的PPT就是放了大段文字，明明被誇內容很全面，為什麼這次卻被打槍說內容太多、要我提煉要點？到底怎麼做才是正確的？」會有這樣的疑惑，就是因為沒有搞清楚簡報的使用類型定位所致。
（3）沒有令人折服的商業邏輯做支撐
說到簡報的商業邏輯，大多數人第一個腦海中跳出來的是「SWOT分析」。「SWOT分析」普及到什麼地步呢？不僅在PPT模板中經常會看到SWOT的固定版式，就連大學生創業比賽的簡報環節，10個小組拿出的作品裡，起碼有8份使用了「SWOT分析」。
並不是說「SWOT分析」不好，而是你不能永遠指望著靠一個思考模型走天下。職場簡報的情境與目的是千變萬化的，今天要和客戶提案，明天要和老闆匯報，後天要和投資人拿融資……這就需要我們儲備多種商業思考模型。
我一直提倡一個觀點：「不是大家都在用，我就要跟著用；而是大家都在用，我還在跟著用，就是沒有亮點。」那思考模型不夠怎麼辦？不用擔心，在本書中，我會和你分享不同情境簡報的思考模式與工具。
在本篇和你分享的、簡報被老闆打槍的三大原因，在本書中都會一一傳授破解之法。但PPT的提升不是一蹴而就的，給自己多一點時間去成長。相信每天付出的這一點一滴的努力，未來會給你難以想像的回報，讓我們拭目以待。
本文摘自如何出版《升職加薪必備！職場黑馬簡報術：讓你不再莫名踩地雷，在每個關鍵時刻脫穎而出！》
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