文 / 《經理人月刊》張玉琦
「上班就像打仗！」這個比喻呈現了不少辦公室的實景：電話聲此起彼落、不時聽見有人大聲吆喝、加上連串的會議，忙起來連飯也沒時間吃。
而且，不只在上班時間，聲稱能提高生產力的智慧型手機與即時通訊、遠距會議和協作軟體，讓人隨時隨地處於備戰狀態，回應四面八方來的訊息。
這樣的工作模式，真的會更有效率、品質更高嗎？
著名軟體公司 37signals 創辦人傑森．佛萊德（Jason Fried）、大衛．漢森（David Heinemeier Hansson）一直以來深惡痛絕高壓的工作文化。他們第一本著作《Rework》就主張辦公室應該減少溝通和干擾。第二本著作《遠距工作，Go》則認為不該叫員工來公司工作，而是把工作送到員工那裡去，認為遠距工作可以增加人才庫、減少離職率，還可以降低辦公室成本。
軟體公司 37signals 成立於 1999 年，一開始是做網頁設計，後來陸續推出新服務，不斷擴編的結果，員工為成長疲於奔命。2014 年兩人做出一個重大決定，不再擴張，減少產品線，專注經營公司最成功的專案管理軟體 Basecamp。為了宣示決心，他們將公司改名為 Basecamp。
兩人將經營公司的心得寫成《It Doesn't Have to Be Crazy at Work》，主張放棄過度競爭，企業還是能夠有成功的商業模式，員工也可以找到工作與生活平衡。 兩人表示，還是樂見 Basecamp 營收和獲利增加，只是不靠每月、每季、每年追逐高成長目標來達成。那靠什麼？
「讓員工做好每天的工作」。
把辦公室當成「圖書館」，不能輕易打擾別人
如何讓員工做好每天的工作？兩人認為，應打造「寧靜」（calm）的企業文化。 當「即時」「協作」的開放式辦公室蔚為潮流，作者卻認為是一種干擾，主張企業應保護員工的時間、注意力、合理的工時和不受打擾的休假。
這原本不該是天方夜譚，卻是現代企業鮮少追求的境界。於是，他們在芝加哥的辦公室，採行 「圖書館規則」（library rules），就像是進到世界上任何一個圖書館，每個人都知道該安靜、輕聲細語，幾乎沒有一種禮儀像圖書館禮節一樣通行全球。
圖書館是最適合人們閱讀、思考、研究、專注和工作的場所。辦公室不也該如此？
只要有人坐在辦公桌前，就要假設他正專注於工作，不該輕易讓他們分心。這也表示對話必須低聲進行，需要討論時，可以移駕到會議室。要充分實踐圖書館規則，員工要懂得尊重每個人的時間、專注力與工作優先順序。 他建議，不妨先把每周四定為圖書館日，很快你就會發現你的員工要求更多。
與圖書館規則搭配的工作方式，是辦公時間（office hour） ，也就是讓員工自己選定討論事情的時間，例如星期二下午 2 點到 5 點。在這段時間內，辦公室的大門永遠為其他同事敞開。一定會有人想到，如果我星期一就有事，對方的辦公時間在星期四怎麼辦？「那就等阿，」沒有事情非得要「即刻」「隨時」回覆。
尊重每一個專業人士的工作安排，他們就能交出最好的成果。
無限量的飲料、零食，是福利還是「賄賂」？
確保員工上班時發揮效率，也要保障他下班時間可以好好休息。在此作者也消遣了一些標榜無限量的飲料和零食、健身房、洗衣服務和免費晚餐的公司。這些舉措究竟造福了誰？還不是為了讓員工在公司留得更久，「簡單來說，這更像是『賄賂』。」
福利與假期，應該要鼓勵員工走出辦公室。 因此 Basecamp 提供全額補助的旅遊，夏天實施長周末（每周只需上班 4 天），每 3 年付費贊助 30 天的技能學習、每年 1000 美元的學習津貼（不需與工作相關）。公司鼓勵員工完全關機，不要在休假時回 email、接電話。
光是訂定制度和規則，能否落實還是要靠領導人身體力行，讓員工知道這是公司追求的工作和生活型態 ，所以兩位創辦人也強調，決不會執迷於交出高成長的成績單。公司改名為 Basecamp 之後，他們陸續做過一些重要決策，舉例來說，禁止不計代價爭取大客戶，以免為了大筆訂單，喪失更多談判的權力，或讓員工提供額外客製化服務，增加負擔。
最後，Basecamp 摸索出一家小而美公司的經營之道，他們以每月 99 美元訂閱制累積了廣大的忠實客戶群，營收積少成多，他們也從草創期 45 名顧客，到 2018 年客戶數超過 300 萬名。
學會說「不」，做得更少，卻換來高品質、高效能的工作成果、健康的獲利，從這個角度看待企業決策，你會開始甘願承受失去，認真思考經營企業的方式，是否還有其他可能。
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圖片來源 / Shutterstock
(本文取材自《It Doesn't Have to Be Crazy at Work》，William Collins出版；經授權轉載自《經理人月刊》2019年2月號，未經授權禁止轉載。）
