將電子郵件「規則化」
為了提高ROT，最能立刻收效的策略之一，就是將電子郵件規則化。
或許各位會覺得意外也說不定，其實我們經常在公司內部的電子郵件上消耗許多無謂的時間。在將公司內部的電子郵件加以規則化時，請參考以下五點建議。
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圖說：為了提高工作效率，最能立刻收效的策略之一，就是將電子郵件規則化。
第一點，訂立「只在事先決定好的時段回信」的規則。
把一大早的黃金時間用在回電子郵件上，可說是浪費時間的極致。請事先決定好三個時段，每天只在這些時段回信。
例如我只會利用零碎時間收信，並在需要回信的郵件上註明重要標記，回覆也只會在固定的時間統一處理回信。電子郵件本來就應該在有空時處理即可，完全沒有必要即時回覆所有的郵件。
第二點，訂立「省略問候語」的規則。
光是取消「辛苦了」、「我是○○部門的△△」等問候用語，就能減少消耗在回信上的時間。
第三點，訂立「在郵件主旨中註明【請回覆】、【緊急】、【重要】等」的規則。
一眼就能判斷這封郵件優先順序，對彼此都有好處。另外，也可以規定真正緊急的事，應該使用電話或通訊軟體連絡。
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圖說：在郵件主旨中註明【請回覆】、【緊急】、【重要】等」的規則。
第四點，訂立「若只是希望對方『有空再過目』的郵件，列入副本寄送即可」的規則。
當上主管之後，一天可能會收到一百封以上的電子郵件，想要有效率地管理郵件，就必須在規則上下工夫。
第五點，訂立「互相公開彼此的行事曆」的規則。
最容易消耗時間的公司內部郵件，就是為了協調行程時間的信件往返。然而，其實只要完全公開彼此的行事曆，就可以削減消耗在確認、調整上的時間。換句話說，也就是規定只要公開的行事曆上有空白的時段，彼此就能自由填入開會、面談或一起拜訪客戶等預定行程。
如此一來，你就會主動規劃自己的行事曆，以避免別人任意替你安排行程。就結果來說，你的行事曆規劃術與時間規劃術都會變得更加熟練。
光是在公司內部訂立上述規則並公開，應該就能提昇組織的 ROT才是。
來自客戶等公司外部的電子郵件，絕大部分是無法套用這些規則的。這時，我建議各位自己在心裡訂下規則，先讓客戶體認你的時間有多麼寶貴。
具體而言，也就是要讓客戶確切地明白到「我不會隨時回覆」、「我會刻意在深夜回信」。
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圖說：請讓客戶確切地明白到「我不會隨時回覆」、「我會刻意在深夜回信」。讓對方知道你的時間有多寶貴...
當然，我們必須避免對客戶造成困擾。不過事實上有許多客戶非常依賴業務員，也有些人針對明明只要查一下就知道的事，或是之前已經告訴過他的事，也都喜歡再三確認。
假如你是業務員，請理解教育客戶也是業務員的工作之一。請保持冷靜，不能把來自客戶的電子郵件和電話全都當作重要的任務。
本文摘自采實文化《有錢人都在用的人生時薪思考：從「回報」的觀點做計畫，高效運用時間，不辜負每一天的努力》
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